Strategy process
team & communication
So far, senior management has intervened in the Development of the Strategic Process defining the Vision and Mission of the company. From this point, senior management should define what will be the working team that will be responsible for carrying out the Strategic Process.
The selected team should be made up of highly qualified people from the different departments, areas or sections that make up the structure of the company regardless of the level they occupy within the hierarchy. If we want to have a good strategy, we must have the best team to define it and then implement it.
Experience tells us that these people will be working almost full time in a period of time that can range between three and six months for small or medium-sized companies and between six and twelve months for medium or large companies only for the period of definition. Therefore, the team should not be excessive because the company has to continue working in its work and do daily tasks.
We recommend teams of three to five people for small or medium businesses and five to ten people for medium or large companies.
The start or development of a Strategic Process is a good time to delegate responsibilities and tasks within the company. As we begin to see, the Development of a Strategic Process implies more than the will to change things.
The structure of a company and all employees must be consciously prepared so that a process of this type is successfully completed.
The strategy team that will be selected with great attention, must have many qualities that we will attend later, but it will be very important that it be the total confidence of senior management. Not in vain many confidential issues about the past, present and future of the company will be discussed during the process.
One of the first aspects that should occupy the attention of the Strategic Working Group should be the communication that must exist between senior management, themselves and the rest of the company's employees.
Indeed, there is nothing more important in the Development of a Strategic Process. Senior management must be perfectly aligned with the Strategic Working Group (SWG) to define a system of information that communicates truthfully about the progress made in the DSP.
Information can be transmitted in many ways, such as through internal newsletters, brochures, official company announcements, leaflets, etc. The important thing is that nobody feels relegated or without information about what is really changing in the company.
Experience shows that lack of information is one of the main causes of failure in a DSP.
Therefore, senior management must give very clear instructions to the SWG so that this important aspect is developed in a clear and effective way for the good governance of the process. We recommend bi - weekly information in medium and small businesses and monthly information in larger companies. The important thing is that there is a certain regularity but we will be flexible and announce any important change without waiting for the rumorology to make its presence in the company.
Nothing more disastrous in such a process. If the statement is important, senior management should not hesitate to inform personally at a meeting or assembly about the most important issues discussed and the conclusions reached.
Everything we can do to integrate employees into the process will be very positive as we move forward in the Development of a Strategic Process (DSP).
equipo & comunicación
Hasta ahora ha intervenido la alta dirección en el Desarrollo del Proceso Estratégico definiendo la Visión y la Misión de la compañía. A partir de este punto, la alta dirección debería definir lo que será el equipo de trabajo que se ocupará de llevar adelante el Proceso Estratégico.
El equipo seleccionado debería estar formado por personas de alta cualificación de los distintos departamentos, áreas o secciones que conformen la estructura de la empresa independientemente del nivel que ocupen dentro de la jerarquía. Si queremos tener una buena Estrategia deberemos tener al mejor equipo para definirla y posteriormente implementarla.
La experiencia nos dice que estas personas estarán trabajando casi a full time en un periodo de tiempo que puede oscilar entre los tres y los seis meses para empresas pequeñas o medianas y entre los seis y los doce meses para empresas medianas o grandes solo para el período de definición. Por lo tanto el equipo no debe ser desmesurado dado que la empresa tiene que seguir funcionando en su labor y quehacer diario.
Nosotros recomendamos equipos de entre tres a cinco personas para empresas pequeñas o medianas y de cinco a diez personas para empresas medianas o grandes.
El inicio o Desarrollo de un Proceso Estratégico es un buen momento para delegar responsabilidades y tareas dentro de la empresa. Como empezamos a ver, el Desarrollo de un Proceso Estratégico implica algo más que la voluntad de cambiar cosas.
La estructura de una empresa y todos los colaboradores deben prepararse conscientemente para que un proceso de este tipo se lleve a término con éxito.
El equipo de estrategia que será seleccionado con suma atención debe reunir muchas cualidades que atenderemos más adelante pero será muy importante que fuera de la total confianza de la alta dirección. No en vano se discutirán durante el proceso muchos temas confidenciales sobre el pasado, presente y futuro de la compañía.
Uno de los primeros aspectos que debe ocupar la atención del Grupo de Trabajo Estratégico debe ser la comunicación que debe existir entre la alta dirección, ellos mismos y el resto de los colaboradores de la compañía.
En efecto, no hay nada mas importante en el Desarrollo de un Proceso Estratégico. La alta dirección debe estar perfectamente alineada con el Grupo de Trabajo Estratégico (GTE) para definir una sistemática de información que comunique de una forma veraz sobre los progresos realizados en el DPE.
La información puede transmitirse de muchas maneras, como por ejemplo a través de newsletters internas, folletos, anuncios oficiales de empresa, trípticos, etc. Lo importante es que nadie se sienta relegado o sin información de lo que realmente está cambiando en la compañía.
La experiencia nos demuestra que la falta de información es una de los principales causas de fracaso en un DPE.
Por lo tanto la alta dirección debe dar consignas muy claras al GTE para que éste aspecto tan importante se desarrolle de una manera nítida y eficaz para el buen gobierno del proceso. Recomendamos una información quincenal en las empresas medianas y pequeñas y una información mensual en las empresas de mayor tamaño. Lo importante es que exista una cierta regularidad pero seremos flexibles y anunciaremos cualquier cambio importante sin esperar a que la rumorología haga su presencia en la compañía.
Nada más nefasto en un proceso de éste tipo. Si el comunicado es importante, la alta dirección no debe dudar en informar personalmente en reunión o asamblea sobre los aspectos más importantes debatidos y las conclusiones a las que se ha llegado.
Todo aquello que podamos hacer para integrar a los colaboradores en el proceso será muy positivo a medida que avanzamos en el Desarrollo de un Proceso Estratégico (DPE).
José Carlos Álvarez Tobar, P.A.D.E IESE
Strategic Advisory
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